Die Dokumentation dient dazu, eine umfassende und nachvollziehbare Aufzeichnung aller relevanten Informationen und Aktivitäten im Zusammenhang mit den betreuten Kindern, Jugendlichen und Familien zu gewährleisten.
Dokumentation findet im Wesentlichen durch interne Instrumente (digital oder analog) und durch Berichte im Kontext des Hilfeplanverfahrens statt.
Interne Dokumentation
Die Dokumentation enthält alle für die Hilfe relevanten Informationen, einschließlich des Hilfeplanes. Es liegt in der Verantwortung aller Fach- und Leitungskräfte, die Dokumentation so zu führen, dass der Hilfeverlauf jederzeit nachvollziehbar ist.
Die Dokumentation erfolgt klar, präzise, zeitnah und vertraulich nach den Vorgaben des Datenschutzes.
Die Fallakte wird digital abgelegt und enthält folgende Dokumente:
- letzter Hilfeplan oder, wenn das noch nicht offiziell vorliegt, im Hilfeplangespräch mitprotokollierte Ziele und Vereinbarungen
- das Protokoll der letzten kollegialen Beratung
- mit der Adressatin oder dem Adressaten erarbeiteten Ziele
- Hilfeberichte, Arbeitskonzept, Zwischenbericht
- Arztberichte, Medikamentengabe (Wohngruppen).
Berichte im Hilfeplanverfahren
Mit Hilfe von Berichten dokumentieren die Fachkräfte den Hilfeverlauf innerhalb eines festgelegten Zeitraums (normalerweise zwischen zwei Hilfeplanungen nach § 36 SGB VIII). Sie dienen dazu, das Jugendamt über den aktuellen Stand der Hilfe zu informieren. Sie ermöglichen dem Jugendamt, angemessene Entscheidungen über den weiteren Hilfeverlauf zu treffen.
Berichte sind klar, objektiv, sachlich und vertraulich im Sinne des Datenschutzes. Berichte werden nach dem Vier-Augen-Prinzip mit der Leitungskraft abgestimmt. Mit der Unterschrift der Fachkraft, die den Bericht verfasst hat, wird dem Bericht die inhaltliche und formale Richtigkeit attestiert.
Die Adressat:innen sind an dem Prozess beteiligt. Der Bericht wird nach gemeinsamer Reflektion erstellt und strittige Inhalte entsprechend zu benannt. Die Adressat:innen erhalten ein Exemplar des Berichtes.