Für Hilfen zur Erziehung bildet der § 36 SGB VIII die Vertragsgrundlage für die Zusammenarbeit des Leistungsanbieters mit den Leistungsempfänger:innen, dem Jugendamt und den Personensorgeberechtigten.
Die beteiligten Fachkräfte achten darauf, dass folgende Punkte eingehalten werden:
- Hilfeprozesse werden gemeinsam mit allen Beteiligten gestaltet.
- Der Hilfeeinleitung geht eine umfassende Beratung der Hilfeempfänger:innen voraus.
- Es gibt eine gemeinsame Erfassung der Lebenssituation und Verständigung über die weiteren Schritte.
- Alle Maßnahmen werden zeit- und zielgerichtet in einem Hilfeplan dokumentiert.
Nach der gemeinsamen Bedarfsermittlung entscheidet das Jugendamt darüber, ob die Hilfe gewährt wird. Die Fachkräfte haben die Aufgabe, die Adressat:innen dabei zu unterstützen, dass diese ihren Hilfebedarf benennen und an der Ausgestaltung der Hilfe mitwirken. Die Beteiligung des Kindes oder Jugendlichen ist unabdingbar für den Hilfeprozess. Es ist erforderlich, sie in den Entscheidungsprozess direkt einzubeziehen. Der Prozess soll im persönlichen Kontakt erfolgen. Betroffene sollen die Fähigkeit entwickeln, eine eigenverantwortliche Entscheidung darüber zu treffen, welche Hilfen sie in Anspruch nehmen.
Die Fachkräfte handeln im Spannungsfeld von Beratung, Unterstützung und der Aufgabe, die Kinder und Jugendliche zu schützen. Wenn Interaktionen mit Eingriffs- und Kontrollcharakter notwendig sind, erfordert das Transparenz gegenüber den Beteiligten. Handlungsweisen und Kontrollmodalitäten müssen offen zwischen Fachkräften und Betroffenen erörtert werden. Die Zusammenarbeit im Hilfeplanverfahren verlangt, dass die Fachkräfte durch Klarheit, Offenheit und Einfühlungsvermögen eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen.
Das Hilfeplanverfahren besteht aus:
- der vorausgehenden Hilfeplanung.
- dem Hilfeplangespräch.
- einem schriftlichen Hilfeplan.
- gegebenenfalls einer Fortschreibung des Hilfeplans oder Veränderung der Hilfe.
- dem Abschluss der Hilfe.
Im Hilfeplangespräch soll die verantwortliche Fachkraft darauf hinwirken, dass der Bedarf an Hilfe und Unterstützung möglichst konkret festgelegt wird. Die Fachkraft achtet auf folgende Punkte:
- Die Beteiligten schildern ihre Sicht auf die Situation schildern. Gegebenenfalls wird der vergangene Hilfeplanungszeitraum ausgewertet.
- Die Ziele für den nächsten Hilfeplanungszeitraum werden benannt.
- Die Fachkraft hat die Gesamtentwicklung und einen möglichen Abschluss der Hilfe im Blick.
- Alle Beteiligten haben klare und für sie nachvollziehbare Verantwortlichkeiten und gegebenenfalls Aufträge zugeteilt bekommen.
- Ein Zeitpunkt wird benannt, wann die Ziele überprüft werden und wann sie erreicht sind.
- Die vereinbarten Ziele werden im Hilfeplan schriftlich festgehalten und sind verbindlich für alle Beteiligten.
Darüber hinaus hat die verantwortliche Fachkraft folgende Punkte im Blick:
- Die Kostenübernahme ist entsprechend der vereinbarten Hilfeplanung geklärt.
- Die Hilfe orientiert sich am Willen und den Ressourcen der Adressat:innen und gegebenenfalls den Personensorgeberechtigten.
- Wichtige Personen aus dem Lebensumfeld werden mit in die Hilfeplanung einbezogen.
- Es wird festgelegt, wie und in welchen Abständen Berichte erstellt werden.
- Der Termin für das nächste Hilfeplangespräch wird vereinbart.
- Ein Protokoll über den Inhalt des Hilfeplangesprächs wird erstellt.
- Die zuständige Sachbearbeitung ist über die vereinbarten Rahmenbedingungen informiert. Dazu gehören die Namen der Hilfeempfänger, Fachleistungsstunden, Hilfezeitraum, Hilfeart, Sonderabsprachen und weitere Angaben.
Der Hilfeplan enthält Feststellungen über den Bedarf, die Art der Hilfe und die notwendigen Leistungen. Inhalte des Hilfeplans sind:
- die Aufzählung der an der Hilfeplanung Beteiligten und die Form ihrer Einbeziehung.
- die Beschreibung der Lebens- und Erziehungssituation des Kindes oder Jugendlichen aus der Sicht des Kindes oder Jugendlichen, der Eltern, Personensorgeberechtigten und der Fachkräfte.
- die Beschreibung von möglichen Merkmalen des Kindes oder Jugendlichen, die Ursache sind für den Bedarf an Unterstützung der Personensorgeberechtigten.
- die Begründung, warum die Hilfe geeignet und notwendig ist aus Sicht des Kindes oder Jugendlichen, der Personensorgeberechtigten und der Fachkräfte.
- die Beschreibung der konkreten Ausgestaltung der gewählten Hilfeform.
- die Beschreibung einer gemeinsamen Gesamtzielsetzung der Hilfe und die Benennung von Teilzielen einzelner Maßnahmen.
- die Aufklärung über mögliche Folgen, wenn die Hilfe scheitert.
- die Festlegung des Bewilligungszeitraums der Hilfe und einzelner Maßnahmen.
- der zeitliche Umfang der Hilfe und einzelner Maßnahmen.
- den Zeitpunkt und andere Anlässe für die Überprüfung und Fortschreibung des Hilfeplans.
- die Nennung der verantwortlichen Fachkraft im Jugendamt.
- die Vereinbarung von Informations- und Handlungspflichten zur Abwehr einer Kindeswohlgefährdung.
- Informationen über die zuständige Beschwerdeinstanz und die Möglichkeiten gerichtlicher Kontrolle.
Für die Hilfeplanfortschreibung dokumentiert die verantwortliche Fachkraft den Betreuungsverlauf in Form eines Berichts.
Handreichungen und Formulare für die Fachkräfte:
- Handreichung für die Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII (alle Hilfen)
- Handreichung für die Erstellung eines Zwischenberichts (ambulante Hilfen)
- Handreichung für die Erarbeitung eines Hilfeberichts (Wohngruppen)
- Formular für das Ergebnisprotokoll zum Hilfeplangespräch (alle Hilfen)
Mit Ende der Hilfe führen alle Beteiligten ein abschließendes Hilfeplangespräch.
Die Fachkraft muss gegebenenfalls sicherstellen, dass eine Anschlussversorgung gewährleistet ist und eine Anlaufstelle bestimmt wird, an die sich Adressat:innen auch nach Ende der Hilfe wenden können.
Die Leitungskraft stellt sicher, dass die Qualität des Betreuungsverlaufs bei den Beteiligten abgefragt wird (Evaluation) und dass die Sachbearbeitung über den Abschluss der Hilfe informiert wird.
Handreichungen und Formulare für die Fachkräfte:
- Evaluationsbögen für alle Beteiligten
- Checkliste für eine abgesicherte Anschlussversorgung (Wohngruppen)
- Handreichung zur Erarbeitung eines Abschlussberichts/Hilfeberichts (ambulante Hilfen/Wohngruppen)