Aufnahmeprozess
Anfrage:
Die Leitungskraft ist zuständig für die Bearbeitung von Anfragen. Wenn es die Situation erfordert (z.B. bei einer Krisenaufnahme), kann die Leitungskraft die Bearbeitung der Anfrage an eine pädagogische Fachkraft delegieren.
Folgende Informationen werden abgefragt:
- Geschlecht
- Gesundheitliche Situation
- Situation in der Kita oder Schule
- Hilfebedarf
- Familiärer Kontext und biographische Daten
- Fallzuständigkeit und Kontaktdaten
Prüfung und Entscheidung
Dieser Vorgang geschieht in engem Austausch zwischen der Leitungskraft und den Fachkräften der Gruppen. Er umfasst:
- die Konkretisierung des Hilfebedarfs, beziehungsweise des vorläufigen Hilfeauftrags (Leitung und fallzuständiges Jugendamt)
- das Kennenlerngespräch mit Beteiligung einer Bezugsperson (Fachkraft der Gruppe und gegebenenfalls Leitungskraft)
- die Klärung der Rahmenbedingungen (Kita oder Schule, Therapie, Fahrdienst, etc.) durch die Fachkraft der Gruppe
- die kollegiale Besprechung zwischen den Fachkräften der Gruppe und der Leitungskraft mit Aufnahmeentscheidung
- die gegenseitige Zusage zwischen Leistungsempfangenden und Leistungserbringenden
- die Rückmeldung an das zuständige Jugendamt durch die Leitungskraft
Vorbereitung der Aufnahme
- Die Sachbearbeitung wird über die Aufnahme informiert durch die Leitungskraft.
- Die Kostenübernahme ist durch die Leitungskraft geklärt und liegt zumindest mündlich vor.
- Die Fachkraft informiert die Gruppe über die Neuaufnahme.
- Gegebenenfalls wird eine Bezugsbetreuung festgelegt.
- Die Fachkraft bereitet die Wohnung oder das Zimmer vor.
- Die Fachkraft organisiert die Aufnahme in Absprache mit der Leitung.
- Die Fachkraft oder die Leitung vereinbaren einen Termin für das Hilfeplangespräch.
Aufnahme
Der Aufnahmeprozess wird von den Fachkräften der Wohngruppe begleitet durch:
- eine angemessene Begrüßungsatmosphäre und Begrüßungsrituale, zum Beispiel ein gemeinsames Essen.
- die Übergabe der Willkommensmappe.
- das Besprechen der wichtigsten Informationen und der Regeln.
- das Anlegen einer Fallakte oder eines Betreuungsbuches.
- die Information über die Aufnahme an Jugendamt und Personensorgeberechtigte oder Vormünder.
- die Information über die Aufnahme an Regeleinrichtungen, wie Schule oder Kita.
- die polizeiliche An- bzw. Ummeldung,
Handreichungen und Formulare für die pädagogischen Fachkräfte:
- Formular für Haftungsausschluss
- Handreichung für die angebotsspezifische Aufnahmecheckliste
- Formular für die Vollmacht (Bescheinigung der Sorgeberechtigten nach § 38 SGB VIII)
- Formular für die Datenschutzverarbeitung und Einwilligungserklärung
- Handreichung für die Erarbeitung eines Erstberichtes und Arbeitskonzeptes
Entlassungsprozess
Die verantwortliche Fachkraft bereitet das Ende einer Hilfe vor und setzt es entsprechend der Hilfeplanung um. Sie veranlasst, dass gegebenenfalls eine Anschlussversorgung sichergestellt ist. Außerdem sorgt sie dafür, dass eine Anlaufstelle bestimmt wird, an die sich die Leistungsempfangenden nach Abschluss der Hilfe wenden können.
Im Rahmen eines Abschlussgespräches wird der Hilfeverlauf evaluiert.
Die Leitungskraft oder Fachkraft stellt sicher, dass der Entlassungsbogen ausgefüllt ist und die Sachbearbeitung über das Ende der Hilfe informiert ist.
Handreichungen und Formulare für die pädagogischen Fachkräfte:
- Checkliste für eine abgesicherte Anschlussversorgung
- Handreichung für die Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII
- Evaluationsbogen
- Handreichung zur Erarbeitung eines Abschlussberichts und Hilfeberichts
Die Beteiligung der Herkunftsfamilie im Aufnahmeprozess
Vor dem Aufnahmeprozess wird die Grundlage für eine gelingende Kooperation zwischen Wohngruppe bzw. Pflegefamilie und der Herkunftsfamilie gelegt. Im Erstkontakt geht es darum, sich gegenseitig kennenzulernen und Bedingungen, Voraussetzungen und Erwartungen abzuklären.
Dazu gehören der Besuch und die Vorstellung der Wohngruppe mit den jeweiligen Regeln und Abläufen oder das Kennenlernen der Pflegefamilie. Die Fachkräfte erhalten Informationen über die aktuelle Lebenssituation des Kindes und der Familie.
Als nächste Schritte erfolgen dann:
- die Verständigung über die Zielsetzung der erzieherischen Hilfe
- die konkreten Absprachen über die Zusammenarbeit zwischen Familie, Einrichtung/Pflegefamilie und Jugendamt
- die Absprachen zur Kontaktgestaltung zwischen Familie und Kind
- die Vereinbarung zum Einzugstermin des Kindes
Bei kurzfristigen Aufnahmen, bei denen eine Vorbereitung nicht möglich war, erfolgt innerhalb eines Monats ein ausführliches Gespräch zwischen Familie, Betreuern und der zuständigen Leitungskraft, in dem mit der Familie die oben genannten Schritte nachgeholt werden.
Die Eltern erhalten in schriftlicher Form alle wichtigen Informationen zu Ansprechpartner:innen, zur telefonischen Erreichbarkeit, zu weiteren Terminen und den getroffenen Vereinbarungen.
Die Arbeit mit der Herkunftsfamilie im Betreuungsprozess
Die Elternarbeit umfasst die interne inhaltliche Vorbereitung der Fachkräfte über die Ausgestaltung der Kontakte und den direkten Austausch zwischen Eltern und Fachkräften. Dazu gehören die persönliche oder telefonische Rücksprache über das Alltagsgeschehen und bei besonderen Vorkommnissen. Außerdem finden Elterngespräche statt, die einerseits den Betreuungsprozess reflektieren und gleichzeitig die Ziele und Aufträge der Eltern in den Blick nehmen.
Die Eltern werden, so weit wie möglich, in Alltagssituationen und besondere Veranstaltungen aktiv einbezogen. Dazu gehören zum Beispiel Elternsprechtage, Arztbesuche oder Veranstaltungen in der Wohngruppe. Die Beteiligung der Eltern ist abhängig vom Standort der Wohngruppe oder der Pflegefamilie, den Möglichkeiten der Eltern oder Familie und den vereinbarten Zielsetzungen.
In den Wohngruppen, die auch Eltern aufnehmen, finden regelmäßig Elternrunden statt.
Die Fachkräfte führen regelmäßig strukturierte Elterngespräche und protokollieren sie. Die Protokolle der Elterngespräche sind Bestandteil des Betreuungsbuchs. Telefonate werden stichpunktartig dokumentiert. Die Ergebnisse fließen in die Hilfeberichte ein.
Absprachen zwischen Eltern und Fachkräften halten die Fachkräfte schriftlich fest. Zusammen mit allen beteiligten Fachkräften und den Eltern werden die Perspektive des Kindes und seine mögliche Rückkehr in den Haushalt der Eltern besprochen.
Rückführung/Entlassung
Voraussetzung für eine Rückführung in den elterlichen Haushalt ist eine sorgfältige Prüfung der elterlichen Kompetenzen und der häuslichen Verhältnisse, verbunden mit der positiven prognostischen Einschätzung, dass das Wohl des Kindes gesichert sein wird. Diese prognostische Einschätzung erfolgt im Zusammenwirken der beteiligten Fachkräfte gemeinsam mit den Eltern. Für eine erfolgreiche Rückführung sollte eine rechtzeitige Planung erfolgen, um in dieser Phase die Verantwortungsübernahme und aktive Beteiligung der Eltern schrittweise zu erhöhen und zu erproben. Eine enge und kontinuierliche Begleitung des Prozesses durch den Träger und das Jugendamt ist hier besonders wichtig.