Zuständig für das Erkennen von Krisen und folgerichtigem Handeln in Krisensituationen ist die Fachkraft vor Ort. Sie muss entscheiden, ob eine Krise vorliegt. Bei meldepflichtigen Krisen (Suizidversuch/der Tod eines Betreuten, schwere Krankheiten, ein schwerer Unfall, sexueller Missbrauch und Vergewaltigung, andere schwere Gewalttaten, Trebe bei stationärer Unterbringung) ist die zuständige Leitungskraft unverzüglich zu informieren. Die Leitungskraft informiert dann das Jugendamt und die Heimaufsicht.
Hat die Fachkraft den Verdacht, dass das Kindeswohl gefährdet ist, muss sie umgehend ihre Leitungskraft informieren und eine kollegiale Beratung vereinbaren. Zur kollegialen Beratung muss die Fachkraft den ausgefüllten berlineinheitlichen Erfassungsbogen bei Verdacht einer Gefährdung des Wohls eines Kindes oder Jugendlichen (Ersteinschätzung gemäß § 8a SGB VIII) mitbringen, damit in der Beratung das Risiko eingeschätzt werden kann. Wenn es erforderlich ist, füllt die Fachkraft auch die altersspezifischen Kinderschutzbögen aus, damit eine detaillierte Gesamteinschätzung vorgenommen werden kann. Zur Klärung des Verdachts auf Kindeswohlgefährdung gibt es im KJHV einen Leitfaden zum internen Verfahren bei Verdacht auf Kindeswohlgefährdung nach § 8a SGB VIII mit klar definierten Kompetenz- und Zuständigkeitsbereichen.
Eine Krise besteht auch, wenn die Fachkraft sich subjektiv überfordert fühlt. In diesem Fall muss sie ebenfalls umgehend ihre Leitungskraft informieren und sich dort Unterstützung holen. Für Krisenberatungen stehen Tag- und Nachtbereitschaften der Leitungskräfte bereit. Krisen müssen immer im Betreuungsbuch schriftlich festgehalten werden und es muss ein Vermerk für die Betreutenakte/Fallakte angefertigt werden.
In Gefährdungsfällen kann der Auftrag des Jugendamts erfordern, dass eine Schweigepflichtentbindung (ambulant & stationär) durch den Sorgeberechtigten eingeholt werden muss. Diese wird entweder beim Jugendamt direkt von den Sorgeberechtigten unterschrieben oder das Jugendamt beauftragt die Fachkraft, diese Information mit Zustimmung der Betroffenen einzuholen. In diesem Fall unterschreiben die Sorgeberechtigten eine Erklärung, mit der sie die Fachkraft ermächtigen, Auskunft von einer bestimmten Stelle (z.B. KiTa, Schule, Ärzte) zu einer spezifischen Frage einzuholen. Im Hilfeplan ist daher genau zu vereinbaren, welche Auskünfte von welcher Stelle eingeholt werden, und welche Kontrollaufgaben das Jugendamt bzw. die Fachkraft übernimmt und wie sich alle Beteiligten gegenseitig verbindlich informieren.
Handreichungen für die Fachkräfte: