Berichte dokumentieren den Hilfeverlauf von Betreuten innerhalb eines festgelegten Zeitraums (normalerweise zwischen zwei Hilfeplanungen nach § 36 SGB VIII). Sie werden – wenn das Jugendamt keine anderen Vorgaben macht – zielbezogen geschrieben und orientieren sich an den Aufzeichnungen, die sich die Fachkraft im Verlauf der Betreuung gemacht hat und der kollegialen Beratung, die sie in der Zwischenzeit mit ihrer Leitungskraft durchgeführt hat. Wenn es genaue Vorgaben von den Jugendämtern zu den Berichten gibt, sorgt die Leitungskraft dafür, dass diese Vorgaben den Fachkräften rechtzeitig zur Verfügung stehen und von diesen eingehalten werden.
Die Betreuten/Familien sind an dieser Dokumentation zu beteiligen. Der Bericht ist nach gemeinsamer Reflektion zu erstellen, strittige Inhalte sind entsprechend zu benennen.
Zuständigkeiten/beteiligte Funktionsbereiche:
Die Leitungskraft trägt die Verantwortung dafür, dass die in der Hilfeplanung diesbezüglich getroffenen zeitlichen und formalen Vereinbarungen eingehalten und der Bericht an das Jugendamt rechtzeitig weitergeleitet wird. Berichte werden von der zuständigen pädagogischen Fachkraft geschrieben und von ihrer Leitung gegengezeichnet (mit Ausnahme Hilfen nach § 33 SGB VIII). Die Leitungskraft stellt sicher, dass:
- die Fachkraft die notwendige Qualifikation hat oder erwirbt, Berichte nach den definierten Standards zu verfassen,
- die Berichte den Standards entsprechen, bevor sie weitergeleitet werden,
- die Form der Berichte eventuellen Ämtervorgaben entsprechen,
- sie durch ihre Unterschrift die inhaltliche und formale Richtigkeit attestiert (gilt nur für ambulante Hilfen und stationäre Hilfen nach § 34 SGB VIII).
Mindestanforderung:
- 1 Kopie Fachkraft
- 1 Kopie Eltern/Personensorgeberechtigte/Jugendliche
- 1 Kopie Betreutenakte/Fallakte
- 1 Exemplar Jugendamt