Das Betreuungsbuch/die Fallakte ist ein internes Dokument, das jede Fachkraft pro Hilfe führt,
- um wichtige Ereignisse und formale Vorkommnisse zu dokumentieren,
- um die Selbstevaluation zu unterstützen,
- um eine Grundlage für das Erstellen von Zwischen- und Hilfeberichten und für die Vorbereitung und die Durchführung von Hilfeplangesprächen zu erhalten,
- um eine fundierte Basis für kollegiale Beratung und Supervision zu haben und
- um einer Krankheits- und Urlaubsvertretung alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellen zu können.
Zuständigkeiten:
Das Betreuungsbuch/die Fallakte enthält alle für die Betreuung relevanten Informationen einschließlich des Hilfeplanes. Es liegt in der Verantwortung der Fachkraft das Betreuungsbuch/die Fallakte so zu führen, dass der Betreuungsverlauf für die Hilfeplangespräche, Helferkonferenzen, kollegiale Beratung und Supervision jederzeit zugänglich und nachvollziehbar ist. Es ist Aufgabe der Leitungskraft, darauf zu achten, dass die Dokumentation regelmäßig erstellt wird. In den ambulanten Hilfen, in den Individualangeboten / BEW und in der Pflegekinderhilfe gilt, dass die Treffen mit dem jungen Menschen bzw. der Familie mit Zeitpunkt, Dauer und Inhalten dokumentiert werden müssen. Auch Kontakte mit Schulen, Behörden etc. sollen im Rahmen der Arbeit in gleicher Weise dokumentiert werden.
Dokumente im Betreuungsbuch/Fallakte:
Das Betreuungsbuch/die Fallakte soll alle Dokumente enthalten, die die Fachkraft benötigt, um eine qualitativ gute Betreuung umzusetzen. Es muss folgende Dokumente enthalten:
- auszufüllendes Stammdatenblatt der/des Betreuten/der Familie,
- letzter Hilfeplan oder (wenn das noch nicht offiziell vorliegt) im Hilfeplangespräch mitprotokollierte Ziele und Vereinbarungen,
- das Protokoll der letzten kollegialen Beratung,
- mit der/dem Betreuten/der Familie erarbeitete Ziele,
- Hilfeberichte/Arbeitskonzept/Zwischenbericht,
- Arztberichte, Medikamentengabe (Wohngruppen).