Anfrage
Zuständig für die Bearbeitung von Anfragen ist die Leitungskraft. Wenn es die Situation erfordert (z.B. Krisenaufnahme), kann die Leitungskraft die Bearbeitung der Anfrage an eine pädagogische Fachkraft delegieren.
Folgende Informationen sind zu erfragen:
- Geschlecht
- Gesundheitliche Situation
- Situation Kita/Schule
- Hilfebedarf
- Familiärer Kontext/ biographische Daten
- Fallzuständigkeit/ Kontaktdaten
Prüfung/ Entscheidung
Dieser Prozess geschieht in engem Austausch zwischen der Leitungskraft und den Fachkräften der Gruppen. Er umfasst:
- Konkretisierung des Hilfebedarfs bzw. des vorläufigen Hilfeauftrags (Leitung und fallzuständiges Jugendamt)
- Kennenlerngespräch mit Beteiligung einer Bezugsperson (Fachkraft der Gruppe und ggf. Leitungskraft)
- Klärung der Rahmenbedingungen (Kita/ Schule, Therapie, Fahrdienst, etc.) durch die Fachkraft der Gruppe
- Kollegiale Beratung zwischen den Fachkräften der Gruppe und der Leitungskraft mit Aufnahmeentscheidung
- Gegenseitige Zusage zwischen Leistungsempfänger:innen und Leistungserbringer:innen
- Rückmeldung an das zuständige Jugendamt durch die Leitungskraft
Vorbereitung der Aufnahme
- Die Sachbearbeitung wird durch die Leitungskraft über die Aufnahme informiert.
- Kostenübernahme ist durch die Leitungskraft geklärt und liegt zumindest mündlich vor.
- Information der in der Gruppe Betreuten über die Neuaufnahme durch die Fachkraft.
- Ggf. Festlegung der Bezugsbetreuung
- Vorbereitung der Wohnung/ des Zimmers durch die Fachkraft
- Organisation der Aufnahme (Fachkraft der Gruppe in Absprache mit der Leitung)
- Vereinbarung Hilfeplangesprächstermin (Fachkraft bzw. Leitung)
Aufnahme
Der Aufnahmeprozess wird von den Fachkräften der Wohngruppe begleitet durch:
- Schaffung einer angemessenen Begrüßungsatmosphäre (Begrüßungsrituale z.B. gemeinsames Essen)
- Übergabe der Willkommensmappe
- Besprechen der wichtigsten Informationen und der Regeln
- Anlegen einer Fallakte/ Betreuungsbuch
- Information an Jugendamt und Personensorgeberechtigte/ Vormünder
- Information an Regeleinrichtungen (Schule/ Kita, etc.)
- Polizeiliche An- bzw. Ummeldung
Handreichungen und Formulare für die pädagogischen Fachkräfte:
- Formular Haftungsausschluss
- Handreichung Angebotsspezifische Aufnahmecheckliste
- Formular Vollmacht (Bescheinigung der Sorgeberechtigten nach § 38 SGB VIII)
- Formular Datenschutzverarbeitung und Einwilligungserklärung
- Handreichung Erarbeitung eines Erstberichtes/ Arbeitskonzepts