Die verantwortliche Fachkraft soll im Hilfeplangespräch darauf hinwirken, dass der Bedarf an Hilfe und Unterstützung möglichst konkret festgelegt wird. Das heißt, dass
- die Beteiligten ihre Sicht auf die Situation schilder/ der vergangene Hilfeplanungszeitraum ausgewertet wird,
- die Ziele für den nächsten Hilfeplanungszeitraum benannt werden,
- die Gesamtentwicklung und eine mögliche Beendigung der Hilfe im Blick stehen,
- alle am Hilfeplangespräch Beteiligten klare und für sie nachvollziehbare Verantwortlichkeiten und ggf. Aufträge zugeteilt bekommen,
- ein Zeitraum für Überprüfungen und Zielerreichung benannt wird,
- die vereinbarten Ziele im Hilfeplan verschriftlicht werden und verbindlich für alle Beteiligten sind.
Des Weiteren soll die verantwortliche Fachkraft darauf achten, dass
- die notwendigen Kosten/ Fachleistungsstunden entsprechend der vereinbarten Hilfeplanung zur Verfügung stehen,
- die Ausrichtung der Hilfe sich am Willen und den Ressourcen der Betreuten bzw. der Familie (und ggf. anderen Personensorgerechtsinhaber:innen) orientiert,
- wichtige Personen aus dem Lebensumfeld mit in die Hilfeplanung einbezogen werden,
- festgelegt wird, wie und in welchen Abständen Berichte erstellt sein müssen,
- der Termin für das nächste Hilfeplangespräch vereinbart wird.
Die verantwortliche Fachkraft schreibt über die Ergebnisse des Hilfeplangesprächs ein eigenes Protokoll. Dieses Protokoll bildet solange die Grundlage für die Arbeit, bis der offizielle Hilfeplan allen Beteiligten vorliegt (s. Formular Ergebnisprotokoll zum Hilfeplangespräch). Das Protokoll wird in der Betreuungsakte hinterlegt.
Die Fachkraft informiert die zuständige Sachbearbeitung über die vereinbarten Rahmenbedingungen (Name Hilfeempfänger, Fachleistungsstunden, Hilfezeitraum, Hilfeart, Sonderabsprachen, etc.).