Die für das Qualitätsmanagement relevanten Verwaltungsabläufe werden im Qualitätskreis Verwaltung kontinuierlich weiterentwickelt. Sie finden Eingang in den Verwaltungsleitfaden, der Bestandteil des Qualitätshandbuchs ist.
Dabei sind die Verwaltungsabläufe so zu optimieren, dass sie die Qualität der Arbeit unterstützen.
Regelmäßig findet ein Verwaltungsteam statt, in dem Abstimmungs- und Weiterentwicklungsbedarfe im Hinblick auf die Verwaltungsabläufe durch die Sachbearbeitung und die Leitungskräfte formuliert werden und vom übergreifenden Qualitätskreis als Arbeitsauftrag an den Qualitätskreis Verwaltung weitergegeben werden.
Über das Verwaltungsteam wird auch der Transfer der Verfahren und Standards in die täglichen Verwaltungsabläufe überprüft.
Die Aufgabe der Sachbearbeitung ist es
- Verwaltungsabläufe entsprechend der abgestimmten Verfahren umzusetzen,
- die Leitungskräfte zu unterstützen, die Einhaltung der Verwaltungsabläufe zu gewährleisten,
- eng mit den pädagogischen Fachkräften bei der Umsetzung der Verwaltungsabläufe zusammen zu arbeiten und diese bei Bedarf zu unterstützen,
- an der Weiterentwicklung der Verwaltungsabläufe mitzuwirken.